Bahasa Jepang Bisnis

Cara Menerima Telepon Dalam Bahasa Jepang Formal

Ketika menerima telepon dalam bahasa Jepang kata ‘halo’ disebut「もしもし」‘moshi-moshi’, tapi dalam situasi bisnis kata ini tidak dipakai karena dianggap tidak sopan.

Bagi Mina san yang bekerja di perusahaan Jepang sebaiknya mengetahui bagaimana tata cara yang baik ketika mengangkat telepon.

Berikut pembahasannya.

1. Segera mengangkat telepon sebelum dering ketiga

Membiarkan penelepon terlalu lama menuggu adalah hal yang tidak baik. Ketika telepon berdering sebaiknya tidak diangkat lebih dari tiga kali bunyi berdering.

2. Menyebutkan nama perusahaan

Saat mengangkat telepon segera jawab dengan menyebutkan nama perusahaan, seperti ini

(Nama perusahaan)+でございます。

PT. Nipponでございます。

atau

株式会社ニッポンでございます。
Kabushiki gaisha nippon degozaimasu.
“Disini PT. Nippon”

Kata「でございます」‘degozaimasu’ adalah bentuk sangat sopan dari「です」‘desu’. Meskipun memakai「です」‘desu’ juga sudah cukup sopan.

Selain itu menambahkan nama diri sendiri saat mengangkat telepon jauh lebih baik.

Gunakan pola di bawah ini.

3. Mendengarkan dengan seksama nama penelepon

Setelah penerima memperkenalkan nama perusahaannya, penelepon biasanya akan segera menyebutkan nama perusahaan dan nama dirinya lalu menyampaikan kata sapaan yang sering disebut dalam dunia bisnis Jepang, seperti ini:

パナソニックの田中と申します。いつもお世話になっております。
Panasonik no Tanaka to moushimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu.

Arti kalimat di atas, “Saya Tanaka dari Panasonik. Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.”

Kata ‘osewa ni natte orimasu’ adalah kata wajib yang harus diingat dan diisebutkan saat menelepon perusahaan atau pelanggan yang sudah menjalin kerja sama dari dulu.

Jika menelepon perusahaan atau pelanggan yang mulai saat ini dan seterusnya akan menjalin kerja sama memakai kata ‘osewa ni narimasu’ sebagai sapaan.

4. Mengulang nama penelepon

Berikutnya kita sebagai yang menjawab telepon kembali mengulang nama penelepon dan menjawab kata sapaan.

パナソニックの田中様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
Panasonik no Tanaka sama de irasshaimasune. Itsumo osewa ni natte orimasu.

“Bapak Tanaka dari Panasonik ya. Terima kasih atas kerja samanya selama ini.”

Di situasi ini sebaiknya menulis nama dan perusahaannya di memo agar tidak lupa ya.

5. Penelepon bertanya pegawai lain atau atasan kita

Ketika lawan bicara atau penelepon mencari pegawai lain. Biasanya akan berkata seperti ini,

営業部の田中様はいらっしゃいますでしょうか
Eigyou bu no Tanaka sama wa irasshaimasu deshou ka?

  • 営業部 (eigyou bu) = bagian pemasaran/penjualan
  • 様 (sama) = sebutan sopan bisa diartikan sebagai bapak, sodara, tuan
  • 「いらっしゃいますでしょか 」adalah kata sangat sopan dari kata 「いますか」yang artinya ‘apakah ada?’

Komposisi kalimatnya seperti ini,

(nama bagian)部 の (nama orang)様 は いらっしゃいますでしょうか

Artinya, ‘Apakah ada bapak Tanaka dari bagian pemasaran?’

Jika orang yang dicari apakah ada atau tidak, bisa dijawab dengan,

かしこまりました。ご確認させていただきますので、少々お待ちくださいませ。
Kashikomarimashita. Go kakunin sasete itadakimasu node, shou shou omachi kudasai mase.

Artinya, “Baik. Saya perlu mengeceknya. Tolong tunggu sebentar.”

Jika orang yang dicari tidak ada kita bisa bilang,

申し訳ございません。ただいま席を外しております。戻る予定が分かりかねますので、いかがいたしましょうか。
Moushi wake gozaimasen. Tadaima seki o hazushite orimasu. Modoru yotei ga wakari kanemasu node, ikaga itashimashou ka?

Arti kata, “Mohon maaf. Saat ini sedang tidak ada di tempat. Kapan kembalinya saya tidak tahu, menurut anda apa yang bisa saya bantu?”

6. Jika ingin bertanya apa maksud penelepon

Jika ingin bertanya apa maskud penelepon bisa menggunakan kata ini,

ちなみに、どのようなご用件でしょうか。
Chinamini, dono youna goyouken deshou ka?

Artinya, “Kalau boleh tahu, anda ada keperluan apa?”

Jika penelepon menjawab seperti ini,

(maksud)の件でご連絡させていただきましたが。
(maksud) no ken de go renraku sasete itadakimashita ga.

Arti, “Maksud saya menghubungi untuk menanyakan perihal (maksud).”

7. Menerima maksud dari penelepon

Setelah mengetahui maksud penelepon, bisa dijawab dengan memberitahu penelepon bahwa maksudnya akan disampaikan kepada rekan kerja yang dimaksud dengan menggunakan ungkapan,

(maksud)の件でございますね。田中にお伝えいたします。
(maksud) no ken de gozaimasune. Tanaka ni otsutae itashimasu.

Artinya, “perihal (maksud) ya. Baik, saya akan sampaikan.”

8. Menutup telepon

Saat pembicaraan akan selesai penelepon akan mengatakan,

では、失礼いたします。
Dewa, shitsureishimasu.

Artinya, “kalau begitu saya permisi”.

Dijawab juga oleh penerima telepon dengan ungkapan,

はい、失礼いたします。
Hai, shitsureishimasu.

Lalu diikuti menutup telepon perlahan tanpa mendahului penelepon (lawan bicara) karen adianggap tidak sopan.

Berikutnya bonus ungkapan jika ada seseorang yang bertanya tentang sesuatu tapi kita tidak tahu dan harus memeriksanya.

Tambahan: meminta waktu untuk mengecek

恐れ入ります。その件に関しましては少々お時間を頂戴したいのですが、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか。
Osore irimasu. Sono ken ni kanshimashite wa shou shou ojikan o choudai shitai no desuga, orikaeshi odenwa o sashiagetemo yoroshii deshou ka?

Artinya, “mohon maaf untuk perihal itu, saya membutuhkan waktu, bolehkah saya menelepon lagi nanti.”

Tambahan: meminta izin untuk mengkonfirmasi perihal atau maksud penelepon kepada penanggung jawab

恐れ入ります。その件に関しましては担当のものにご確認させていただきますので、少々お待ちください。
Osore irimasu. Sono ken ni kanshimashite wa tantou no mono ni gokakunin sasete itadakimasu node, shoushou omachi kudasai

Artinya, “Mohon maaf, untuk perihal itu saya harus mengecek pada penanggung jawabhal tersebut. Mohon tunggu sebentar.”

Tambahan: ungkapan setelah membuat menunggu penelepon

大変お待たせいたしました。
Taihen omatase itashimashita.

Artinya, “mohon maaf telah dibuat menunggu.”

Satu lagi yang paling penting yaitu, jawab telepon dengan suara ramah dan tidak dengan suara ketus ya!


Sekian penjelasan tentang tata cara menelepon dalam bahasa bisnis Jepang.

Semoga bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published.