Cara Menulis Email Bahasa Jepang Bisnis (Bagian 1)

件名の書き方 (kenmei no kakikata) cara menulis judul email

Hal yang harus diperhatikam saat menulis judul email bisnis dalam bahasa Jepang yaitu, judul harus ditulis singkat, padat, dan jelas merangkum isi. Jika tidak ditulis seperti itu penerima akan bingung tentang isi email dan kesulitan tentang email mana yang menjadi prioritas. Dalam email bisnis Jepang ada format khusus untuk menulis judul email. Penulisannya seperti berikut:

Menekankan isi email agar penerima mengetahui apa email yang dikirim dengan penulisan seperti ini:

• 【契約書送付】
  Keiyakusho soufu　
• ＜見積のお願い＞
  Mitsumori no onegai　
• 《作成依頼》
  Sakusei irai　
• ※日程調整※
  Nittei chousei

Penulisan penekanan di atas selalu diikuti dengan maksud email secara keseluruhan, seperti berikut:

【修正依頼】8/17イベントポスター
Shuusei irai 8/17 ibento posutaa

Jika mendesak dan perlu diselesaikan dalam waktu tertentu bisa menekankan dengan menulis tanggal seperti contoh berikut:

• 【8/15～8/29】トライアル期間のお知らせ
  8/15~8/29 toraiaru kikan no oshirase
• 【期日：9/30まで】見積書送付のお願い
  Kikan: 9/30 made mitsumorisho soufu no onegai

Kalau pertama kali menulis email kepada seseorang dalam dunia bisnis sebaiknya tidak hanya menulis isi dan maksud keseluruhan email tapi juga menulis nama penerima atau nama penghubung (orang yang mengenalkan). Contoh seperti ini:

• 【ご挨拶のお願い】株式会社〇〇田中XX（氏名）
  Goaisatsu no onegai kabushiki gaisha 〇〇
• 【ご挨拶】XXより担当を引継ぎました

Judul email tentang ucapan terima kasih, seperti ini:

• ◯月◯日打ち合わせの御礼
  ◯getsu◯nichi uchi awase no orei
• 【御礼】昨日の食事会について
  Orei kinou no shokujikai nituite

Judul email permohonan maaf, seperti berikut:

• 【お詫び】XXの発注書について
  Owabi xx no hacchuusho nitsuite
• ◯月◯日△△のお詫び
  ◯◯ getsu ◯ nichi △△ no owabi

Menulis judul email permohonan, seperti berikut:

• 【お願い】XXXXの資料送付について
  Onegai xxxx no shiryou soufu nitsuite
• 《◯月◯日まで》▼▼の見積書送付をお願いします
  ◯ getsu ◯ nichi made ▼▼ no mitsumorisho soufu o onegaishimasu

Menulis judul untuk janji bertemu, seperti berikut:

• 【日程調整】△△の打ち合わせについて
  Nittei chousei △△ no uchiawase nitsuite
• 【ご面談のお願い】〇〇株式会社　田中XX
  Go mensetsu no onegai 〇〇 kabushiki gaisha tanaka xx
• 【ご挨拶のお願い】〇〇株式会社　田中XX
  Go aisatsu no onegai 〇〇 kabushiki gaisha tanaka xx

Menulis judul untuk menanyakan sesuatu, seperti berikut:

• 〇〇の件についてお伺い
  〇〇 no ken nitsuite oukagai
• ＜8/31までにご返信ください＞×××の件でお問い合わせ
  8/31 made ni go henshin kudasai xxx no ken de otoiawase

本文の書き方 (honbun no kakikata) cara menulis isi untuk menyampaikan maksud

Urutannya dimulai dari menyebutkan nama dan jabatan penerima email:

1. 相手の社名 (aite no shamei) = nama perusahaan penerima
2. 部署名 (bushomei) = nama bagian jabatan
3. 肩書き (katagaki) = jabatan di perusahaan, gelar akademik
4. 氏名 (shimei) = nama
5. 敬称 (keishou) = sebutan hormat 様 (sama)

Seperti ini:

XXX株式会社
営業本部
部長　XXX様

XXX kabushiki gaisha
eigyou honbu
buchou　XXX sama

Bagian pembuka surat selalu dimulai dengan salam berupa,

「お世話になっております」
Osewa ni natte orimasu.

Jika pertama kali sebaiknya menggunakan,

「お世話になります」
Osewa ni narimasu.

Bagian isi surat pastikan menggunakan format 5W2H(いつ kapan・どこで di mana terjadi・誰と dengan siapa・なぜ mengapa・何を apa objek/korban・どのように bagaimana terjadi・いくらで berapa banyak) dan ditulis sesederhana mungkin, atau ditulis 箇条書き (kajougaki) atau format poin.

Pada paragraf terakhir jangan lupa menulis aisatsu seperti berikut:

• よろしくお願いいたします。
  yoroshiku onegai itashimasu.
• 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
  Kongotomo, douzo yoroshiku onegai itashimasu
• 何卒よろしくお願い申し上げます。
  Nani sotsu yoroshiku onegai moushi agemasu

Di bagian terakhir menulis identitas kita sebagai pengirim email, berikut poinnya:

1. 会社名 (kaishamei) = nama perusahaan
2. 部署名 (bushomei) = nama bagian atau jabatan
3. 住所 (juusho) = alamat
4. 氏名 (shimei) = nama
5. 電話番号 (denwa bangou) = nomor telepon
6. メールアドレス (meeru adoresu) = alamat email

クッションを用件の前に挟む (kusshon o youken no mae ni hasamu) menyelipkan kosakata untuk memperhalus

クッション (kushon) atau クッション言葉 (kusshon kotoba) dalam bahasa jepang maksudnya adalah kata yang dipakai sebelum mengutarakan maksud utama. クッション言葉 sering dipakai dalam dunia bisnis dan situasi formal. Fungsinya adalah untuk memperhalus kata dan memberi kesan memperlakukan dengan baik lawan bicara. Contohnya seperti berikut:

• 「大変恐縮ですが」
  Taihen kyuushuku desuga
• 「お手数ですが」
  Otesuu desuga

ビジネスメールで避けるべき表現を使わないよう気を付けよう (bijinesu meeru de sakeru beki hyougen o tsukawanai you ki o tsukeyou)

1. Saat menulis email bisnis sebaiknya dihindari menggunakan emoji (emoticon) karena akan menimbulkan kesan tidak professional.
2. Tidak menggunakan kata-kata mendesak terutama ke orang yang jabatannya lebih tinggi karena nanti ada kesan tidak menghormati seperti kata:
   「要回答」
   Youkaitou
   「大至急」
   Daishikyuu
3. Tidak menggunakan bahasa yang terkesan anak kecil. Memakai kata-kata yang sering dipakai di situasi formal.

Contoh email bisnis/formal menjawab pertanyaan pelanggan

件名: 【商品名】に関するお見積もりの件

株式会社〇〇 営業部
田中様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。(aisatsu, sekiranya pengirim tidak tahu siapa yang membalas email sebaiknya mengenalkan nama diri)

先日お問い合わせいただいた、「商品名」のお見積もりの件についてご回答いたします。(mengulang maksud pengirim supaya tidak salah paham)

ご相談いただいた内容に合わせて、2種類のお見積もり資料を添付させていただいております。 (kalau ada file yang dilampirkan)

・資料1「〇〇について」(ini bagian penulisan format poin)
・資料2「〇〇について」

資料2に関しましては、ご要望に合わせ弊社で料金プランを変更させていただいたものになります。(memberi tahun informasi detail)

よろしくお願いいたします。(aisatsu penutup)

Pada dasarnya penulisan email harus jelas penulisannya dan tidak membingungkan agar maksud yang ingin kita sampaikan tidak membuat salah paham. Selain itu dalam bisnis Jepang dalam menulis email harus menggunakan bahasa yang sopan dan baik atau 丁寧語 (teineigo).

Itulah sekilas tentang penulisan email bisnis Jepang. Semoga bisa memberi gambaran penulisannya ya. Sampai jumpa di artikel selanjutnya tentang email.

Referensi:

https://mailmarketinglab.jp/business-mail-subject-create/

ビジネスマナーの基本21ポイント　名刺交換・電話・メールマナーから文書作成まで 　派遣・求人・転職なら【マンパワーグループ】 (manpowerjobnet.com)