Cara Menulis Surat & Pesan dalam Bahasa Jepang: Dari Formal sampai Kasual

Menulis surat atau pesan dalam bahasa Jepang memiliki keunikan tersendiri dibandingkan dengan bahasa lain. Selain tata bahasa yang harus diperhatikan, kesopanan dan ungkapan yang tepat sangat penting agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima.

Dalam budaya Jepang, cara menulis surat bukan hanya soal menyampaikan informasi, tetapi juga mencerminkan rasa hormat, kehangatan, dan hubungan sosial antara pengirim dan penerima. Oleh karena itu, mempelajari bagaimana menulis surat atau pesan dalam bahasa Jepang dengan benar sangat berguna, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional.

Pengertian

Bahasa Jepang saat menulis surat atau pesan adalah cara komunikasi tertulis yang menggunakan aturan bahasa, ungkapan, dan tata krama khusus sesuai dengan budaya Jepang. Dalam menulis surat atau pesan, bahasa Jepang mengutamakan kesopanan dan kejelasan, serta memperhatikan hubungan antara pengirim dan penerima. Surat atau pesan bisa bersifat formal maupun informal, tergantung pada situasi dan tujuan komunikasi. Penggunaan bahasa yang tepat sangat penting agar maksud dan perasaan dapat tersampaikan dengan baik dan sesuai norma sosial Jepang.

Pentingnya Etika dan Tata Bahasa dalam Surat Bahasa Jepang

Dalam budaya Jepang, etika dan tata bahasa saat menulis surat sangatlah penting karena surat bukan hanya alat komunikasi, tetapi juga cerminan rasa hormat dan sopan santun kepada penerima. Bahasa Jepang memiliki berbagai tingkatan kesopanan (keigo) yang harus disesuaikan dengan status atau kedekatan antara pengirim dan penerima surat. Penggunaan tata bahasa yang tepat membantu menjaga hubungan baik dan menghindari kesalahpahaman.

Selain itu, etika menulis surat meliputi penggunaan ungkapan pembuka dan penutup yang sopan, pengaturan isi surat yang terstruktur, serta pemilihan kata yang sesuai dengan konteks. Misalnya, dalam surat bisnis, penggunaan bahasa yang formal dan hormat sangat ditekankan, sementara dalam surat kepada teman dekat, bahasa yang lebih santai dan akrab dapat digunakan.

Dengan memperhatikan etika dan tata bahasa, pesan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih jelas, sopan, dan diterima dengan baik oleh penerima, sehingga hubungan antara pengirim dan penerima dapat terjalin dengan harmonis.

Jenis-Jenis Surat dalam Bahasa Jepang

Dalam bahasa Jepang, surat dan pesan dibedakan berdasarkan tujuan dan hubungan antara pengirim dan penerima. Memahami jenis surat yang tepat sangat penting agar bahasa dan gaya penulisan sesuai dengan situasi. Berikut adalah jenis-jenis surat yang umum ditemukan dalam bahasa Jepang:

1. Surat Formal (丁寧な手紙, Teinei na Tegami)

Surat formal biasanya digunakan dalam konteks resmi, seperti mengucapkan terima kasih kepada atasan, meminta izin, atau menyampaikan pengumuman penting. Bahasa yang digunakan sangat sopan dan penuh kehormatan, menggunakan keigo (bahasa hormat).

2. Surat Bisnis (ビジネスレター, Bijinesu Retā)

Surat bisnis adalah surat formal yang khusus digunakan dalam lingkungan kerja atau profesional. Isinya bisa berupa penawaran, permintaan, konfirmasi, atau surat pengantar. Bahasa dalam surat bisnis harus sangat sopan dan profesional.

3. Surat Pribadi (個人的な手紙, Kojinteki na Tegami)

Surat pribadi digunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga, teman, atau orang yang dekat. Bahasa yang dipakai bisa lebih santai dan hangat, meskipun tetap memperhatikan sopan santun.

4. Pesan Singkat atau Chat (メッセージ, Messeiji)

Dengan perkembangan teknologi, pesan singkat melalui ponsel atau aplikasi chatting menjadi cara komunikasi yang populer. Bahasa dalam pesan singkat biasanya informal dan ringkas, tergantung pada hubungan antara pengirim dan penerima.

Cara Menulis Surat Dalam Bahasa Jepang

Sapaan Pembuka (Aisatsu)

Sapaan pembuka atau aisatsu (挨拶) dalam surat bahasa Jepang sangat penting karena menjadi tanda penghormatan dan pembuka yang sopan sebelum masuk ke isi surat. Pilihan sapaan ini biasanya disesuaikan dengan jenis surat dan hubungan antara pengirim dan penerima.

Untuk surat formal atau bisnis:

• 拝啓 (Haikei) — Salam pembuka yang sangat formal, biasanya digunakan di awal surat resmi.
• 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 (Jika masumasu gosei-ei no koto to oyorokobi moushiagemasu.) — Ungkapan yang berarti “Semoga Anda semakin sehat dan sejahtera,” sering dipakai setelah pembuka Haikei.

Untuk surat pribadi atau santai:

• こんにちは (Konnichiwa) — Salam “Halo” yang umum digunakan dalam surat informal.
• お元気ですか？ (Ogenki desu ka?) — “Apa kabar?” sebagai sapaan hangat di awal surat.

Untuk surat yang lebih akrab atau dengan teman dekat:

• やあ！ (Yā!) — Sapaan sangat informal seperti “Hai!” atau “Halo!”
• 久しぶり！ (Hisashiburi!) — “Lama tidak bertemu!” untuk memulai surat dengan suasana akrab.

Ungkapan Pengantar (Jikoshoukai dan Kaimaku no Kotoba)

Setelah sapaan pembuka (aisatsu), dalam menulis surat atau pesan bahasa Jepang, biasanya dilanjutkan dengan ungkapan pengantar yang berfungsi memperkenalkan diri atau memberikan konteks singkat tentang tujuan surat. Ungkapan ini penting untuk membantu penerima memahami maksud pengirim sebelum membaca isi utama surat.

1. Jikoshoukai (自己紹介) — Perkenalan Diri

Ungkapan ini biasanya digunakan terutama dalam surat formal atau ketika menulis kepada orang yang belum dikenal dengan baik. Contohnya:

• 私は〇〇会社の田中と申します。
  (Watashi wa 〇〇 kaisha no Tanaka to mōshimasu.) – Saya Tanaka dari perusahaan 〇〇.

• 初めてご連絡いたします。
  (Hajimete go-renraku itashimasu.) – Ini adalah kali pertama saya menghubungi Anda.

2. Kaimaku no Kotoba (開幕の言葉) — Kata Pembuka atau Pengantar

Biasanya berisi ungkapan sopan yang mengawali isi surat, seperti harapan baik atau ucapan terima kasih:

• いつもお世話になっております。
  (Itsumo osewa ni natte orimasu.) – Terima kasih atas perhatian dan dukungan Anda selama ini.

• まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。
  (Mazu wa ryakugi nagara shochū o motte go-aisatsu mōshiagemasu.) – Dengan surat ini, saya ingin menyampaikan salam meskipun secara singkat.

Isi Surat

Bagian isi surat adalah inti dari komunikasi yang ingin disampaikan kepada penerima. Dalam bahasa Jepang, menyampaikan pesan secara sopan dan jelas sangat penting agar maksud pengirim dapat dipahami tanpa menimbulkan kesalahpahaman.

Tips Menyampaikan Isi Surat dengan Sopan dan Jelas:

1. Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan

Terutama dalam surat resmi atau bisnis, hindari bahasa sehari-hari yang terlalu santai. Gunakan bentuk sopan seperti -masu/-desu, dan keigo (bahasa hormat) bila perlu. Contoh:

• お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。(Otesū o okake shimasu ga, go-kakunin no hodo yoroshiku onegaishimasu.) – Mohon maaf merepotkan, namun mohon konfirmasinya.

2. Jelaskan Tujuan Surat dengan Jelas

Langsung sampaikan maksud dan tujuan surat secara teratur dan mudah dimengerti. Contoh:

• このたび、新商品の発売についてご案内申し上げます。(Kono tabi, shinshōhin no hatsubai ni tsuite go-annai mōshiagemasu.) – Kami ingin menginformasikan mengenai peluncuran produk baru.

3. Gunakan Kalimat yang Terstruktur dan Logis

Susun kalimat secara runtut agar penerima dapat mengikuti isi surat dengan mudah. Hindari kalimat yang terlalu panjang dan rumit.

4. Hindari Ungkapan yang Terlalu Kaku atau Bertele-tele

Meski penting sopan, jangan sampai isi surat menjadi sulit dimengerti atau terasa berbelit-belit. Gunakan bahasa yang sopan tapi tetap natural.

5. Sisipkan Ungkapan Hormat dan Terima Kasih

Di akhir isi surat, biasanya disisipkan ungkapan terima kasih atas perhatian penerima, misalnya:

• 何卒よろしくお願い申し上げます。(Nanitodzu yoroshiku onegai mōshiagemasu.) – Mohon kerjasamanya.

Ungkapan Penutup (Shime no Kotoba)

Setelah menyampaikan isi surat, bagian terakhir yang tidak kalah penting adalah shime no kotoba (締めの言葉) atau ungkapan penutup. Ungkapan ini berfungsi untuk menutup surat dengan sopan, serta menunjukkan rasa hormat dan harapan baik kepada penerima.

1. Ungkapan Penutup untuk Surat Formal / Bisnis

• 今後ともよろしくお願いいたします。
  (Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.) – Saya mohon kerja sama Anda di masa mendatang.

• ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
  (Gotabō no tokoro kyōshuku desu ga, nanitodzu yoroshiku onegai mōshiagemasu.) – Mohon maaf mengganggu di tengah kesibukan Anda, dan saya mohon bantuan Anda.

• 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
  (Mappitsu nagara, kisha no masumasu no gohatten o oinori mōshiagemasu.) – Sebagai penutup, saya doakan semoga perusahaan Anda semakin berkembang.

2. Ungkapan Penutup untuk Surat Pribadi

• お身体にお気をつけてお過ごしください。
  (Okarada ni oki o tsukete o-sugoshi kudasai.) – Tolong jaga kesehatan Anda baik-baik.

• またお会いできる日を楽しみにしています。
  (Mata oai dekiru hi o tanoshimi ni shiteimasu.) – Saya menantikan hari saat kita bisa bertemu lagi.

• お返事お待ちしております。
  (Ohenji omachi shite orimasu.) – Saya menunggu balasan dari Anda.

Penulisan Alamat dan Nama di Amplop (封筒の書き方 / Fuutou no Kakikata)

Dalam budaya Jepang, penulisan alamat dan nama pada amplop (封筒 fuutou) memiliki aturan dan etika tersendiri yang harus diikuti, terutama untuk surat formal atau resmi. Penulisan yang rapi dan sesuai tata cara mencerminkan rasa hormat kepada penerima.

1. Format Penulisan Umum (Vertikal – 縦書き / Tategaki)
Penulisan vertikal lebih umum digunakan, terutama untuk surat formal. Sisi depan amplop:

• Tuliskan alamat penerima dari kanan atas ke bawah.
• Di bawah alamat, tuliskan nama penerima dan tambahkan akhiran seperti 様 (sama) untuk penghormatan.
• Di sisi kiri bawah, tulis alamat pengirim dan nama pengirim lebih kecil dari penerima.

Contoh tata letak vertikal:

〒100-0001  
東京都千代田区千代田1-1  
山田太郎 様  

〒160-0022  
東京都新宿区新宿1-1-1  
佐藤花子  

2. Format Horizontal (横書き / Yokogaki)
Penulisan horizontal juga boleh digunakan, terutama untuk surat pribadi atau jika menulis dengan komputer. Sisi depan amplop (kiri ke kanan):

• Alamat pengirim di bagian kiri atas.
• Alamat dan nama penerima di bagian kanan bawah, nama diakhiri dengan 様 (sama).

Contoh tata letak horizontal:
差出人：〒160-0022 東京都新宿区新宿1-1-1 佐藤花子  

宛先：〒100-0001 東京都千代田区千代田1-1 山田太郎 様

3. Hal yang Perlu Diperhatikan

• Gunakan huruf kanji dan kana dengan jelas, hindari singkatan.
• Gunakan tinta hitam untuk keperluan resmi.
• Jangan lupa mencantumkan kode pos (郵便番号).
• Tambahkan kata 様 (sama) setelah nama penerima untuk menunjukkan rasa hormat.

Penulisan alamat dan nama yang benar di amplop menunjukkan perhatian terhadap detail dan sopan santun dalam budaya Jepang, dan sangat penting terutama dalam korespondensi formal.

Frasa dan Kosakata Umum dalam Menulis Surat Jepang

Dalam menulis surat berbahasa Jepang, ada banyak frasa dan kosakata khusus yang sering digunakan untuk menunjukkan kesopanan, keteraturan, dan nuansa yang sesuai dengan konteks (formal atau informal). Berikut adalah beberapa frasa umum yang terbagi berdasarkan bagian surat:

1. Salam Pembuka (Aisatsu / 挨拶)

• 拝啓（はいけい – Haikei)
  Salam hormat (digunakan dalam surat formal)
• 前略（ぜんりゃく- Zenryoku)
  Maaf langsung ke isi surat (digunakan jika melewati bagian salam)
• お元気ですか。
  Apa kabar?
• 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
  (Jika masumasu gosei ei no koto to oyorokobi mōshiagemasu.) – Saya senang mendengar bahwa Anda semakin sukses akhir-akhir ini.” (formal)

2. Ungkapan Pengantar (Jikoshoukai / 自己紹介, 開幕の言葉)

• 初めてお便りいたします。
  (Hajimete otayori itashimasu) – Ini adalah surat pertama saya kepada Anda.
• いつもお世話になっております。
  (Itsumo osewa ni natte orimasu) – Terima kasih atas bantuan Anda yang selalu saya terima.
• ご無沙汰しております。
  (Gobusata shite orimasu) – Maaf sudah lama tidak menghubungi.

3. Menyampaikan Isi (Honbun / 本文)

• さて、このたびは…
  (Sate, kono tabi wa…) – Nah, kali ini saya ingin…
• ～についてお知らせいたします。
  (~ ni tsuite oshirase itashimasu) – Saya ingin menginformasikan tentang…
• お忙しいところ恐縮ですが…
  (Oisogashii tokoro kyoushuku desu ga…) – Maaf mengganggu di tengah kesibukan Anda, namun…

4. Ungkapan Penutup (Shime no Kotoba / 締めの言葉)

• 今後ともよろしくお願いいたします。
  (Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.) – Mohon kerja samanya di masa mendatang.
• お返事をお待ちしております。
  (Ohenji o omachi shite orimasu.) – Saya menantikan balasan dari Anda.
• どうかお身体に気をつけてください。
  (Dōka okarada ni ki o tsukete kudasai.) – Tolong jaga kesehatan Anda baik-baik.

5. Penutup Formal

• 敬具（Keigu）
  Hormat saya (digunakan di akhir surat formal)
• 草々（Sousou）
  Salam (digunakan setelah 前略 sebagai penutup)

Contoh Surat dalam Bahasa Jepang: Formal dan Informal

Untuk memahami bagaimana struktur dan ungkapan dalam surat digunakan, berikut adalah dua contoh surat dalam bahasa Jepang: satu formal dan satu informal. Masing-masing mencerminkan gaya bahasa, etika, dan bentuk yang berbeda sesuai konteksnya.

Contoh Surat Formal (Bisnis atau Resmi)

拝啓  
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。  
株式会社山田商事の山本でございます。
このたびは、お忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。  
ご提案いただいた内容につきまして、社内にて検討させていただきます。
つきましては、来週の水曜日までに再度ご連絡させていただければと存じます。  
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具  
令和五年五月二十日  
株式会社山田商事  
営業部　山本一郎

Terjemahan Ringkas:
Hormat saya. Saya senang mendengar bahwa Anda semakin sukses.
Saya Yamamoto dari Yamada Trading Co., Ltd.
Terima kasih telah meluangkan waktu di tengah kesibukan Anda.
Kami akan meninjau proposal yang Anda ajukan dan akan menghubungi Anda kembali minggu depan.
Saya mohon kerja samanya di masa mendatang.

 Contoh Surat Informal (Kepada Teman)

やっほー さくらちゃん！
元気にしてる？最近ぜんぜん会ってないね〜。  
私は毎日バイトと勉強でバタバタしてるよ。
そういえば、来月の休みに旅行に行く予定なんだけど、さくらちゃんも一緒に行かない？  
よかったら返事ちょうだい！
またね〜！  

けん

Terjemahan Ringkas:
Hai Sakura-chan!
Apa kabar? Lama nggak ketemu ya~
Aku akhir-akhir ini sibuk banget kerja part-time dan belajar.
Ngomong-ngomong, libur bulan depan aku mau jalan-jalan, kamu mau ikut?
Kalau oke, kabari ya!
Sampai nanti~
Ken

Perbedaan utama antara surat formal dan informal terlihat dari:

• Gaya bahasa (sopan vs santai)
• Struktur (ada salam pembuka dan penutup formal)
• Pemakaian huruf kanji dan ekspresi yang lebih profesional di surat formal

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Menulis Surat Bahasa Jepang

Menulis surat dalam bahasa Jepang memerlukan perhatian pada etika, tata bahasa, dan struktur. Karena budaya Jepang sangat menjunjung tinggi kesopanan dan formalitas, kesalahan kecil dalam surat bisa menimbulkan kesan tidak sopan atau kurang serius. Berikut beberapa kesalahan umum yang sebaiknya dihindari:

1. Menggunakan Bahasa Kasual dalam Surat Formal

✅ Gunakan bentuk sopan (keigo), seperti 〜ます / 〜です, atau ekspresi formal seperti 「拝啓」「敬具」.
❌ Jangan menggunakan bentuk kasual (〜だ / 〜する) dalam surat resmi.

2. Salah Menulis Nama atau Jabatan Penerima

✅ Periksa kembali ejaan nama dan gelar penerima.
❌ Menulis nama tanpa akhiran kehormatan seperti 様 (sama) bisa dianggap tidak sopan.

3. Tidak Menggunakan Salam Pembuka dan Penutup

✅ Awali surat dengan salam seperti 拝啓 dan akhiri dengan 敬具.
❌ Langsung ke isi surat tanpa salam menunjukkan ketidaksopanan, terutama dalam surat bisnis.

4. Tidak Menyusun Surat Sesuai Struktur

✅ Struktur umum surat formal:
Salam pembuka → ungkapan syukur/sopan → isi surat → harapan → salam penutup
❌ Menulis isi surat tanpa susunan logis dapat membingungkan pembaca.

5. Menggunakan Kata-Kata yang Terlalu Langsung atau Kasar

✅ Gunakan ungkapan sopan dan tidak langsung (seperti 〜かと存じます / 恐れ入りますが…).
❌ Hindari ekspresi langsung atau tegas yang dapat terdengar kasar atau menekan.

6. Penulisan Tangan Tidak Rapi (untuk surat fisik)

✅ Pastikan tulisan tangan mudah dibaca dan bersih.
❌ Tulisan yang berantakan dapat dianggap tidak menghargai penerima.

7. Salah Format Penulisan Alamat di Amplop

✅ Tulis alamat dan nama penerima dengan format yang benar dan sopan.
❌ Menulis nama pengirim lebih besar dari penerima di amplop formal adalah pelanggaran etika.

Tips:

• Selalu baca ulang surat sebelum dikirim.
• Gunakan kamus atau contoh surat Jepang untuk memastikan frasa yang digunakan tepat.
• Tanyakan pada penutur asli jika ragu.

---

Selain itu, penting untuk menghindari kesalahan umum seperti penggunaan bahasa yang tidak tepat atau format penulisan yang keliru. Memahami etika menulis surat dalam budaya Jepang akan membantu kita membangun hubungan yang lebih baik, baik secara profesional maupun pribadi. 

Yuk, terus semangat latihan dan jangan malu buat coba-coba berbagai contoh kalimat! Sampai ketemu lagi di materi seru berikutnya bareng Pandaikotoba. Oh iya, jangan lupa follow Instagram-nya juga ya, Minasan!

Belajar bahasa Jepang itu asyik banget, lho. がんばってね!!